Politica de confidențialitate

1. Cine este operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal prelucrate prin site-ul https://magazinulapei.ro/ și în cadrul relației comerciale cu clienții este:

• Denumire: MAGAZINUL APEI SRL
• Sediu social: Str. Tebea nr. 5, Otopeni, jud. Ilfov, România
• Nr. Registrul Comerțului: J2024001887231
• CUI: 45838180
• E-mail: service@magazinulapei.ro
• Telefon: +40 746 092 837
• Website: https://magazinulapei.ro/

Pentru orice întrebare sau cerere privind datele dumneavoastră cu caracter personal, ne puteți scrie la service@magazinulapei.ro sau prin poștă, la adresa sediului social.

Această politică explică, pe înțelesul tuturor, ce date prelucrăm, în ce scop, pe ce temei juridic, cui le putem transmite, cât timp le păstrăm și ce drepturi aveți, conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), Legii nr. 190/2018 și Legii nr. 506/2004. Modul în care folosim cookie-urile este descris separat, în Politica de cookie-uri.

2. Ale cui date le prelucrăm

• vizitatorii site-ului;
• persoanele care ne trimit o cerere de ofertă sau o cerere de programare a unei intervenții;
• persoanele care își creează un cont pe site sau se abonează la newsletter;
• clienții persoane fizice (consumatori);
• reprezentanții și persoanele de contact ale clienților persoane juridice (companii, instituții);
• persoanele care ne contactează prin e-mail, telefon sau alte canale de comunicare.

3. De unde provin datele

Majoritatea datelor ne sunt furnizate direct de dumneavoastră, prin formularele site-ului, prin e-mail, telefonic sau cu ocazia unei intervenții. Unele date tehnice (de exemplu, adresa IP și informații despre browser) sunt colectate automat atunci când accesați site-ul. Dacă sunteți persoana de contact a unei companii, datele dumneavoastră ne pot fi comunicate de compania respectivă, în legătură cu o cerere sau cu un contract.

Câmpurile marcate ca obligatorii în formulare sunt necesare pentru a vă putea răspunde. Datele necesare pentru încheierea și executarea unui contract și pentru facturare sunt obligatorii; fără ele nu putem livra produsele sau presta serviciile. Abonarea la newsletter și celelalte opțiuni facultative nu sunt o condiție pentru încheierea unui contract.

4. Ce date prelucrăm, de ce și pe ce temei

Temeiurile juridice pe care le folosim sunt cele prevăzute la art. 6 alin. (1) din GDPR: încheierea sau executarea unui contract ori demersurile făcute la cererea dumneavoastră înainte de încheierea acestuia (lit. b), îndeplinirea unei obligații legale (lit. c), interesul nostru legitim (lit. f) și, numai acolo unde este indicat expres, consimțământul (lit. a). Nu folosim consimțământul drept temei pentru prelucrările necesare executării unei comenzi sau îndeplinirii obligațiilor legale.

4.1. Cererile de ofertă

• Date: nume, telefon, e-mail, produsul pentru care cereți oferta, cantitatea, detaliile pe care alegeți să ni le transmiteți (de exemplu, localitatea sau parametrii instalației)
• Scop: analizarea cererii și transmiterea unei oferte personalizate
• Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR - demersuri făcute la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract;
  pentru persoanele de contact ale companiilor: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR - interesul nostru legitim de a comunica cu clienții și potențialii clienți profesioniști
• Destinatari: personalul nostru implicat în ofertare; furnizorii noștri de servicii IT (găzduire, mentenanța site-ului, e-mail)

4.2. Programarea intervențiilor

• Date: tipul serviciului (de exemplu, prelevare probe, analize apă, test JAR, vidanjare, mentenanță filtre, service stații de epurare, consultanță tehnică), data preferată, nume, telefon, e-mail; ulterior, pentru confirmare: adresa locației, informații despre instalație și despre accesul la locație
• Scop: confirmarea intervalului orar, calcularea costului deplasării și organizarea intervenției
• Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR;
  pentru persoanele de contact ale companiilor: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR
• Destinatari: personalul tehnic; furnizorii de servicii IT

4.3. Executarea contractelor: vânzare, livrare, instalare, servicii și abonamente

• Date: nume, date de contact, adresa de livrare sau a locației intervenției, datele comenzii sau ale contractului, informații tehnice despre instalație (inclusiv rezultatele analizelor de apă, asociate locației dumneavoastră), corespondența privind executarea contractului; pentru persoane juridice: datele companiei și ale persoanelor de contact
• Scop: livrarea produselor, instalarea, prestarea serviciilor (analize, test JAR, vidanjare, consultanță, service, mentenanță, automatizări), gestionarea abonamentelor de mentenanță, comunicarea cu dumneavoastră
• Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR - executarea contractului;
  pentru persoanele de contact ale companiilor: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR
• Destinatari: firme de transport sau de curierat (pentru livrare); după caz, parteneri implicați în executarea serviciului (de exemplu, laboratoare de analiză, dacă analiza nu se realizează intern, sau stația de epurare autorizată care preia apele uzate vidanjate); furnizorii de servicii IT

Monitorizarea la distanță. Dacă achiziționați un sistem de automatizare cu monitorizare la distanță sau alerte, prelucrăm și datele de contact ale persoanelor desemnate de dumneavoastră să primească alertele, precum și datele de acces la sistem, strict pentru funcționarea serviciului contractat.

4.4. Facturare și obligații financiar-contabile

• Date: nume sau denumire, adresă, datele fiscale ale companiei, produsele și serviciile facturate, sumele, data și modalitatea plății
• Scop: emiterea facturilor, evidența contabilă, raportarea fiscală
• Temei: art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR - obligații legale prevăzute, în principal, de Legea contabilității nr. 82/1991 și de Codul fiscal
• Destinatari: furnizorii de servicii de contabilitate; băncile și, după caz, furnizorii de servicii de plată; Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), inclusiv prin sistemul național RO e-Factura, în care se transmit și facturile emise către persoane fizice

4.5. Garanții, reclamații și service

• Date: datele de identificare și de contact, numărul facturii sau al contractului, descrierea problemei, fotografiile sau înregistrările pe care ni le transmiteți, corespondența și soluția adoptată
• Scop: soluționarea solicitărilor privind neconformitatea produselor, garanțiile, service-ul și reclamațiile
• Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) și c) GDPR - executarea contractului și obligațiile legale privind protecția consumatorilor și conformitatea bunurilor (OG nr. 21/1992, OUG nr. 140/2021);
  art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR - pentru clienții profesioniști
• Destinatari: personalul tehnic; după caz, producătorul echipamentului sau un service autorizat, atunci când este necesar pentru remediere; autoritățile competente, la solicitarea acestora

4.6. Comunicări prin e-mail, telefon și WhatsApp

• Date: datele de contact, conținutul mesajelor și al convorbirilor
• Scop: răspunsul la întrebări, suport tehnic, comunicări privind cererile și contractele
• Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, atunci când comunicarea privește o cerere sau un contract; art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR - interesul nostru legitim de a răspunde solicitărilor, în celelalte cazuri
• Destinatari: furnizorii de servicii de e-mail și telefonie; WhatsApp Ireland Limited, dacă alegeți să comunicați cu noi prin WhatsApp

Dacă alegeți să comunicați cu noi prin WhatsApp (de exemplu, în cadrul abonamentelor care includ suport tehnic prin acest canal), mesajele sunt prelucrate și de furnizorul aplicației, conform politicilor proprii ale acestuia. Puteți folosi oricând, în locul acestui canal, e-mailul sau telefonul.

4.7. Funcționarea tehnică și securitatea site-ului

• Date: adresa IP, tipul browserului și al dispozitivului, paginile accesate, data și ora accesării, identificatorii de sesiune din cookie-urile strict necesare
• Scop: afișarea corectă a site-ului, funcționarea coșului și a formularelor, prevenirea abuzurilor și a atacurilor informatice, investigarea incidentelor
• Temei: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR - interesul nostru legitim de a asigura funcționarea și securitatea site-ului
• Destinatari: furnizorii de servicii de găzduire și de mentenanță a site-ului

Fonturi Google. Pentru afișarea textului, site-ul încarcă fonturi de pe serverele Google (serviciul Google Fonts). În acest scop, browserul dumneavoastră transmite către Google adresa IP și informații tehnice despre browser. Acest serviciu nu plasează cookie-uri. Detalii despre transferul acestor date găsiți în secțiunea 6.

4.8. Apărarea drepturilor și relația cu autoritățile

Putem folosi datele relevante pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță ori în fața autorităților (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR) și le putem transmite autorităților publice atunci când legea ne obligă (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR). În aceste situații, datele pot fi comunicate și avocaților, consultanților sau executorilor judecătorești implicați.

4.9. Analiză statistică și publicitate

La data acestei politici, site-ul nu folosește instrumente de analiză a traficului sau de publicitate (de exemplu, Google Analytics sau Meta Pixel) și nu realizează profilarea vizitatorilor în scop de marketing. Dacă vom introduce astfel de instrumente, acestea vor fi activate numai după obținerea consimțământului dumneavoastră prin bannerul de cookie-uri, iar această politică și Politica de cookie-uri vor fi actualizate în prealabil.

5. Cui transmitem datele

Nu vindem și nu închiriem datele cu caracter personal. Le transmitem numai în măsura necesară scopurilor de mai sus, către:

• persoane împuternicite care prelucrează datele în numele nostru, pe baza unui contract care respectă art. 28 din GDPR: furnizori de găzduire, dezvoltare și mentenanță a site-ului, furnizori de e-mail și de alte servicii IT, furnizori de servicii de contabilitate;
• destinatari care acționează ca operatori independenți, atunci când este necesar pentru executarea contractului: firme de transport și de curierat, laboratoare de analiză, producători și service-uri autorizate, bănci și furnizori de servicii de plată;
• autorități publice (de exemplu, ANAF, ANPC, instanțe), atunci când legea ne obligă;
• Google (Google Fonts) și, numai dacă alegeți acest canal, WhatsApp, conform punctelor 4.6 și 4.7.

6. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Datele sunt prelucrate, în principal, în România și în Spațiul Economic European (SEE). Pot exista transferuri în afara SEE în următoarele situații:

• Google Fonts - datele tehnice transmise la încărcarea fonturilor pot fi prelucrate de Google LLC în Statele Unite ale Americii. Google LLC este certificată în cadrul EU-U.S. Data Privacy Framework, pentru care Comisia Europeană a adoptat decizia de adecvare din 10 iulie 2023;
• WhatsApp - dacă alegeți să comunicați cu noi prin acest canal, datele pot fi transferate de furnizorul aplicației în afara SEE, în condițiile stabilite de acesta.

Dacă un alt furnizor pe care îl folosim ar transfera date în afara SEE, ne asigurăm că transferul are loc numai pe baza unei decizii de adecvare a Comisiei Europene sau a unor garanții adecvate, cum sunt clauzele contractuale standard aprobate de Comisie. La cerere, vă oferim informații despre garanțiile aplicabile.

7. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele numai cât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate sau cât ne obligă legea:

• Cereri de ofertă și de programare care nu se concretizează într-un contract: Pe durata analizei cererii și a discuțiilor comerciale privind oferta.
• Date privind contractele, livrările, intervențiile și corespondența aferentă: Pe durata contractului și, ulterior, pe durata termenului general de prescripție de 3 ani prevăzut de Codul civil, pentru eventuale pretenții
• Date privind garanțiile și reclamațiile: Pe durata garanției legale sau comerciale și, ulterior, pe durata termenului de prescripție aplicabil
• Facturi și documente financiar-contabile: 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui în care au fost întocmite, conform art. 25 din Legea nr. 82/1991, sau o perioadă mai lungă, dacă legea impune acest lucru
• Date tehnice și jurnale de securitate: Numai cât este necesar pentru funcționarea și securitatea site-ului; cookie-urile au duratele indicate în Politica de cookie-uri
• Date folosite pentru apărarea unor drepturi: Până la soluționarea definitivă a situației respective

8. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de acces - să aflați dacă prelucrăm date despre dumneavoastră și să primiți o copie a acestora;
• dreptul la rectificare - să corectăm datele inexacte sau să completăm datele incomplete;
• dreptul la ștergere - să ștergem datele, de exemplu, atunci când nu mai sunt necesare sau când v-ați retras consimțământul. Acest drept nu se aplică datelor pe care suntem obligați să le păstrăm prin lege (de exemplu, facturile) sau celor necesare pentru apărarea unor drepturi;
• dreptul la restricționarea prelucrării - de exemplu, pe perioada în care verificăm exactitatea datelor contestate;
• dreptul la portabilitatea datelor - să primiți datele furnizate de dumneavoastră într-un format structurat, utilizat în mod curent, sau să cereți transmiterea lor către alt operator, pentru prelucrările bazate pe contract sau pe consimțământ și efectuate prin mijloace automate;
• dreptul la opoziție - să vă opuneți prelucrărilor bazate pe interesul nostru legitim, din motive legate de situația dumneavoastră particulară; în acest caz, încetăm prelucrarea, cu excepția situațiilor în care demonstrăm motive legitime și imperioase care prevalează sau datele sunt necesare pentru apărarea unor drepturi. Vă puteți opune oricând prelucrării în scop de marketing direct;
• dreptul de a vă retrage consimțământul - oricând, pentru prelucrările bazate pe consimțământ, fără a afecta prelucrările efectuate anterior;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată - nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv profilarea, care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră sau să vă afecteze în mod similar, într-o măsură semnificativă;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere (secțiunea 9).

Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți scrie la service@magazinulapei.ro sau prin poștă, la adresa sediului social. Răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii; în cazul unor cereri complexe sau numeroase, termenul poate fi prelungit cu încă două luni, cu informarea dumneavoastră în prima lună. Exercitarea drepturilor este gratuită. Dacă o cerere este vădit nefondată sau excesivă, putem percepe o taxă rezonabilă ori putem refuza cererea, cu explicarea motivului. Dacă avem îndoieli rezonabile privind identitatea persoanei care face cererea, vă putem solicita informații suplimentare pentru confirmarea identității.

9. Autoritatea de supraveghere

Dacă considerați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate, vă puteți adresa oricând autorității de supraveghere (deși vă încurajăm să ne contactați mai întâi pe noi) sau instanței competente:

• Autoritate: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)
• Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, cod poștal 010336, București, România
• Telefon: +40 318 059 211; +40 318 059 212
• E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
• Website: www.dataprotection.ro

10. Minori

Site-ul și serviciile noastre se adresează persoanelor adulte. Pentru încheierea unui contract este necesară capacitatea deplină de exercițiu. Nu colectăm în mod intenționat date despre copii. Dacă aflați că un minor ne-a transmis date cu caracter personal, vă rugăm să ne anunțați la service@magazinulapei.ro, pentru a le șterge.

11. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor, conform art. 32 din GDPR, printre care: conexiunea criptată (HTTPS) pentru întregul site, păstrarea parolelor conturilor în formă criptată, protecția formularelor împotriva cererilor frauduloase, accesul la date numai pentru persoanele care au nevoie de ele în activitatea lor și obligații de confidențialitate pentru acestea și pentru furnizorii noștri.

Dacă are loc o încălcare a securității datelor cu caracter personal, notificăm ANSPDCP fără întârzieri nejustificate și, acolo unde este posibil, în cel mult 72 de ore de la momentul în care am luat cunoștință de aceasta, cu excepția cazului în care este puțin probabil ca încălcarea să genereze un risc pentru drepturile și libertățile persoanelor. Dacă încălcarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru dumneavoastră, vă informăm fără întârzieri nejustificate, conform art. 33 și 34 din GDPR.

12. Modificarea politicii

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă modul în care prelucrăm datele, serviciile folosite sau legislația aplicabilă. Versiunea în vigoare este publicată pe site, cu data ultimei actualizări. Dacă modificările sunt importante, vă informăm și prin alte mijloace adecvate (de exemplu, prin e-mail, pentru titularii de cont).